Jak wysłać mailing E-mail: przewodnik dla początkujących

Mailing e-mailowy to jeden z kluczowych elementów w długim łańcuchu sprzedaży, który, przy umiejętnym wykorzystaniu, zwiększa zainteresowanie odbiorców produktami marki, poprawia lojalność klientów i wpływa na zyski firmy. W artykule omówimy rodzaje mailingów, usługi do masowej wysyłki e-maili oraz jak stworzyć efektywny mailing.

Mailing e-mailowy jako kanał komunikacji

Czy w dzisiejszych czasach warto zastanawiać się, jak zrobić mailing e-mailowy? Korzystanie z poczty elektronicznej może wydawać się technicznie przestarzałe, niemodne lub zbyt oficjalne. Dzisiaj, gdy mowa o komunikacji e-mailowej, częściej przychodzą na myśl wiadomości służbowe, a nie osobista korespondencja. Ponadto, e-mail nie kojarzy się z źródłem treści.

Wystarczy nam jedno konto, którego używamy sporadycznie, a resztę komunikacji prowadzimy w komunikatorach i mediach społecznościowych. Dla niektórych poczta elektroniczna to formalność.

Jednak statystyki pokazują, że e-mail jest nadal powszechnie używanym kanałem. Choć w dużej mierze został zastąpiony przez środki komunikacji natychmiastowej, w przypadku marketingu ludzie wciąż korzystają z e-maili do rejestracji i subskrypcji, otwierają i czytają mailingi.

Mailingi e-mailowe są wciąż istotnym elementem generowania leadów. Co więcej, wielu marketerów, liderów społeczności i twórców treści twierdzi, że właśnie mailingi przyciągają najbardziej lojalną i płacącą publiczność spośród wszystkich kanałów subskrypcyjnych.

Rodzaje mailingów

Rodzaje mailingów – to różnorodne formy komunikacji e-mailowej, które mogą być automatyczne, regularne, sprzedażowe, kontentowe, zapowiadające promocje, zbierające opinie oraz powiadomienia serwisowe. Każdy typ mailingu ma na celu zwiększenie zaangażowania odbiorców, poprawę sprzedaży i utrzymanie stałego kontaktu z klientami.

Automatyczne

Istnieją mailingi, które są generowane na serwerze po jakimś zdarzeniu i automatycznie wysyłane do użytkownika. Należą do nich potwierdzenia rejestracji, powiadomienia o subskrypcji, zakupach. Takie mailingi zawierają automatycznie wygenerowane informacje.

Mailing może zawierać login i hasło użytkownika, zasady zachowania w społeczności, warunki świadczenia usług. Może to być lista zakupów z nazwami, cenami, datami dostawy. W niektórych mailingach znajdują się instrukcje, jak korzystać z systemu, w ogóle lub po jego aktualizacji.

Często zarejestrowani użytkownicy są informowani mailowo o wydarzeniach wewnątrz zasobu lub związanych z firmą świadczącą usługi. Mogą to być zmiany w umowie o świadczenie usług, regulaminie użytkowania. Zmienia się również wygląd i architektura portalu, przez który odbywa się rejestracja i korzystanie z usług. Użytkownicy są także powiadamiani o nowych wiadomościach lub wydarzeniach na stronie.

Mailingi mogą być wewnętrzne — dla pracowników.

Regularne

Regularne mailingi do subskrybentów mogą mieć kilka celów: od zwiększenia ruchu na stronie po wzrost sprzedaży. Technicznie jest to wyrażane w różnych celach mailingu:

• Sprzedaż. Za pomocą mailingów e-mailowych realizowane są bezpośrednie sprzedaże, dosprzedaże i przypomnienia o zapomnianych produktach w koszyku. Do pewnego stopnia można to przypisać do mailingów automatycznych, ale z funkcjonalnego punktu widzenia te wiadomości pełnią rolę czynnika sprzedażowego. Zarówno w przypadku zimnej, jak i ciepłej publiczności, a tym bardziej w przypadku subskrybentów i klientów, głównym zadaniem mailingów jest zwiększenie zysków firmy i ruchu na stronach. E-maile mogą zawierać opisy produktów i usług, taryfy, informacje o wydarzeniach.
• Treść. To, czego użytkownicy najbardziej oczekują i najmniej otrzymują. Na szczęście sytuacja się poprawia i coraz więcej marek dba o komunikację z klientami. Przydatne informacje zwiększają zaufanie do dostawcy usług. Dzięki nim pokazuje on swoją ekspertyzę w dziedzinie, w której działa. Subskrybenci rozumieją, że pracuje dla nich zespół profesjonalistów, który może świadczyć usługi na najwyższym poziomie.
• Zapowiedzi. W mailingach można informować klientów o nadchodzących promocjach i specjalnych ofertach. Na przykład, jeśli rozpoczyna się miesiąc zniżek lub program lojalnościowy, należy powiadomić bazę subskrybentów. W ten sposób zwiększycie świadomość, a więcej klientów skorzysta z ofert.
• Opinie. Nie lekceważ zbierania opinii. Wielu użytkowników, kupujących, subskrybentów jest gotowych podzielić się swoją opinią na temat produktu. Często e-mail jest jedynym kanałem, przez który można uzyskać feedback od publiczności. Dla wielu firm taka jest rzeczywistość. Nawet jeśli macie zróżnicowany system zbierania opinii, mailingi będą jego ważną częścią, ponieważ niektórzy ludzie są gotowi dzielić się wrażeniami od razu, a inni wolą przemyśleć swoje doświadczenia i zostawić opinię później. Zwłaszcza jeśli chodzi o produkty długotrwałego użytkowania, o których opinie można wyrazić dopiero po pewnym czasie. Uwagi klientów pomogą dostosować produkt do ich potrzeb, zdobyć tym samym zaufanie i poprawić wyniki biznesowe.

Dzięki tym metodom i wskazówkom nasi użytkownicy mogą stworzyć skuteczny system, który pozwoli im efektywniej pracować z własnymi klientami, zarabiając więcej.

Powiadomienia serwisowe

To indywidualne e-maile dla użytkowników, które są wysyłane po wykonaniu przez nich określonych działań. Do tej kategorii należą e-maile potwierdzające rejestrację na stronie, zawierające powiadomienia o nowych wiadomościach, dane do logowania i inne informacje. Od jakości powiadomień serwisowych zależy reputacja strony i liczba celowych działań klientów. Jeśli użytkownik zarejestrował się w sklepie internetowym, a link do potwierdzenia e-maila nie dotarł, nie będzie mógł złożyć zamówienia.

Czym jest usługa do mailingu i dlaczego jest potrzebna

Usługi do mailingu to główne narzędzie w e-mail marketingu, które daje możliwości, których zwykła skrzynka pocztowa nie zapewnia. Przy wysyłaniu mailingów z zwykłej skrzynki mogą pojawić się problemy:

• niemożność dodania linku do rezygnacji z subskrypcji;
• wysokie ryzyko trafienia e-maila do „Spamu”;
• brak statystyk, co uniemożliwia śledzenie skuteczności mailingu;
• brak narzędzi do personalizacji zawartości wiadomości, umieszczania banerów, przycisków, kart produktów.

Usługi do mailingu pomagają uniknąć tych problemów, ponieważ mają rozszerzone funkcje do wysyłki e-maili.

Rodzaje usług do mailingu

Istnieje kilka głównych typów usług mailingowych, na których podstawie powstają nowe, z dodatkowymi funkcjami:

• Marketingowe. Można załadować własną bazę kontaktów i zorganizować mailing. Dostępna jest statystyka, gotowe szablony, ale brak informacji o kliknięciach w linki.
• CRM. Pozwalają segmentować publiczność, przeglądać różne kategorie odwiedzających. Dla każdego kontaktu przechowywane są dodatkowe informacje związane z jego działaniami na stronie.
• Transportowe. Głównie używane przez programistów do wysyłki automatycznych e-maili. Mają ograniczoną funkcjonalność i specyficzny interfejs.
• Wtyczkowe. Mikroprogramy, które mogą być zintegrowane z innymi usługami.

Zalety mailingów e-mailowych

Do głównych zalet mailingów można zaliczyć:

• Niski koszt. Główne wydatki to opracowanie strategii reklamowej i opłata za usługę do masowej wysyłki e-maili. W porównaniu z innymi metodami promocji, jest to dość tanie.
• Szybkość wysyłki. E-maile są dostarczane natychmiast i na każdą skrzynkę pocztową, co gwarantuje, że wiadomość dotrze do odbiorcy.
• Technologiczność. Jeśli potencjalny klient zainteresuje się ofertą z mailingu, wystarczy kliknąć link, aby zapoznać się ze szczegółami.
• Zbieranie statystyk. Dane statystyczne kampanii reklamowej pozwalają śledzić efektywność mailingu.

Kryteria wyboru usługi

Przy wyborze odpowiedniej usługi warto zwrócić uwagę na:

• Język. Jest to ważne dla użytkowników, którzy nie znają angielskiego lub innego obcego języka. W takim przypadku ważne jest, aby usługa obsługiwała język polski.
• Wsparcie techniczne. Powinno być dostępne wsparcie online, aby szybko rozwiązywać problemy. Oczekiwanie na odpowiedź e-mailową może znacznie opóźnić komunikację.
• Polityka antyspamowa. Niektóre usługi mają ograniczenia dotyczące tematów mailingów. Należy upewnić się, że nasz temat nie podlega tym ograniczeniom.
• DKIM. Technologia ta umożliwia wysyłanie e-maili z domeny strony internetowej, co zwiększa prestiż wiadomości i buduje zaufanie klientów.

Jakie są rodzaje usług?

Rodzaje usług do mailingów to różnorodne narzędzia wspierające e-mail marketing. Wyróżniamy usługi marketingowe do masowych mailingów z gotowymi szablonami, CRM do segmentacji i zarządzania kontaktami, transportowe dla automatycznych e-maili oraz wtyczkowe, które integrują się z innymi systemami, oferując podstawowe funkcje mailingowe.

Usługi do zwykłych mailingów e-mailowych

Jak szybko i skutecznie stworzyć mailing e-mailowy z dużym zasięgiem? Do tego przewidziane są specjalne usługi. Pomagają one skrzynce pocztowej, z której prowadzi się mailing, uzyskać cechy zaufanej, aby e-maile nie trafiały do spamu i nie były blokowane ze względu na masowy charakter wysyłki. Usługi te oferują również wbudowany edytor i analitykę.

Usługi do transakcyjnych mailingów e-mailowych

Te usługi są produktami pochodnymi innych usług internetowych. Służą do automatyzacji mailingów związanych z aktywacją triggerów. Usługi te są zaprojektowane do dużych ilości kontaktów i działają z działaniami użytkowników wymagającymi potwierdzenia: rejestracja, zakup, dostawa.

Rozwiązania wtyczkowe do tworzenia mailingów e-mailowych

Niektóre usługi automatycznych mailingów są zintegrowane z innymi rozwiązaniami. Na przykład moduł w systemie CRM lub systemie zarządzania stroną internetową. Takie usługi nazywane są wtyczkowymi. Wysyłają one e-maile z logotypami, podpisami, mają statystyki otwarć i kliknięć. Funkcjonalność tych usług nie jest tak szeroka jak specjalistycznych platform do mailingów.

Nie podam linków do usług mailingowych, wszystko to można łatwo znaleźć w Google, porównać plusy i minusy i wybrać odpowiednią usługę.

Praca z bazą

W kontekście mailingów, praca z bazą subskrybentów składa się z dwóch etapów: zbierania kontaktów i analizy istniejącej publiczności.

Zbieranie kontaktów

To inaczej generowanie leadów. W tym przypadku sami określamy, kto będzie w naszej bazie subskrybentów — docelowa publiczność jest filtrowana na etapie ustawiania lejków sprzedażowych. Kontakty pozostawiają użytkownicy, którzy już wstępnie zostali wybrani.

Jeśli mamy zrozumiałą publiczność lub jest ona zakupiona w gotowej formie — już rozumiemy, z kim mamy do czynienia, jak z nimi komunikować się. Nie chodzi tutaj o badanie naszej publiczności i opracowanie unikalnych wiadomości dla różnych segmentów. To już w dużej mierze jest etap przeszłości. Warto kontynuować komunikację w taki sposób, który przyciągnął tę publiczność jako subskrybentów. Jeśli określony format okazał się skuteczny, warto go zachować.

Standardowe sposoby zbierania kontaktów to:

• Formularz subskrypcji. Najbardziej logiczny i powszechny sposób. Po prostu umieszczamy na stronie formularz, w którym użytkownik wpisuje e-mail, aby otrzymywać od nas mailingi. To nienachalny i odpowiedni sposób zbierania kontaktów do subskrypcji.
• Subskrypcja przy rejestracji. Często możemy zaoferować subskrypcję bezpośrednio przy rejestracji. Skoro już podaliśmy dane kontaktowe, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaznaczyć opcję „subskrybuj newsletter” i otrzymywać e-maile na podany adres.
• Pop-up. Dość nachalny format, który stał się popularny w ostatnich latach. Po pewnym czasie lub przy próbie opuszczenia strony na ekranie użytkownika pojawia się okno z propozycją subskrypcji.
• Landing page. Jeśli usługa subskrypcji jest jednym z kluczowych kierunków działalności firmy, może ona mieć własną stronę.

Analiza publiczności

Zwykle produkt wykorzystuje kilka różnych segmentów publiczności. Możemy zbudować bazę, ale ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli wcześniej orientowaliśmy się na różne grupy lub nie śledziliśmy charakterystyk ruchu, to w rezultacie możemy mieć „czarną skrzynkę”. Trzeba będzie ją dokładnie przeanalizować, aby zrozumieć, jakie grupy użytkowników są w niej zawarte i jak z nimi komunikować się.

Należy przeprowadzić segmentację docelowej publiczności: wydzielić grupy według cech demograficznych, częstotliwości zakupów i wartości, zachowań. Kiedy bardziej jednorodne segmenty zostaną zebrane, można uruchomić dla nich unikalne mailingi ze specyficznymi ofertami i kluczowymi treściami.

W każdym przypadku konieczne będzie dokładne testowanie — w szczególności testy A/B w celu określenia formatu, który spotka się z najbardziej pozytywnym odzewem.

Podstawowe zasady tworzenia mailingu e-mailowego

E-mail marketing, podobnie jak inne kierunki, musi mieć opracowaną strategię rozwoju i gotowe sposoby komunikacji z klientem. W mailingach ważne jest dbanie o korzyść e-maila dla odbiorcy, wygodę odbioru, logikę i zwięzłość.

Zbieraj bazę samodzielnie

Jest to konieczne, aby uniknąć wysyłania e-maili do osób, które nie potwierdziły swojej zgody na otrzymywanie wiadomości. W takich przypadkach może ucierpieć reputacja nadawcy, ponieważ odbiorcy będą skarżyć się na spam i rezygnować z subskrypcji. Ponadto, usługa pocztowa sama dodaje adres nadawcy do czarnej listy. Aby zbierać bazę, używaj formularzy subskrypcji.

Przeprowadzaj walidację e-maili

Walidacja to potwierdzenie, że adres e-mail istnieje i wiadomość na pewno dotrze do odbiorcy. Chroni to firmę przed wysokim wskaźnikiem odbicia (Bounce Rate) i zapobiega oskarżeniom o spam, które mogą pochodzić od usług pocztowych. Należy sprawdzić bazę pod kątem pułapek spamowych — adresów do śledzenia spamerów przez usługi pocztowe. Są dwa rodzaje pułapek: czyste i przekształcone. Czyste adresy zostały stworzone specjalnie po to, aby zostały zebrane przez spamerów, a przekształcone to porzucone skrzynki pocztowe.

Wprowadź Double Opt-in

Double Opt-in to dwuetapowy sposób potwierdzenia adresu e-mail w celu uzyskania zgody użytkownika na wysyłkę wiadomości. Na wszystkie podane skrzynki pocztowe wysyłane są wiadomości z linkiem, który użytkownik musi aktywować. W ten sposób potwierdza, że skrzynka należy do niego i jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie e-maili.

Daj użytkownikom możliwość rezygnacji z subskrypcji

Przycisk „Rezygnacja z subskrypcji” powinien być obecny w każdym e-mailu, bez niego lepiej nie tworzyć masowej wysyłki. Są na to dwa powody:

• usługi pocztowe skanują wysyłane e-maile i bez takiego linku mogą oznaczyć je jako spam;
• użytkownicy, którzy nie chcą otrzymywać wiadomości i nie mogą się z nich wypisać, będą oznaczać je jako spam samodzielnie.

Usuń nieaktywnych użytkowników

W bazach kontaktów często znajdują się adresy użytkowników, którzy nie otwierali e-maili i nie czytali mailingu przez kilka miesięcy. Oznacza to, że nie są zainteresowani marką lub porzucili swoją skrzynkę pocztową. Tacy subskrybenci nie przynoszą korzyści, a ponadto obniżają wskaźnik otwarć (Open Rate). Warto ich usunąć, aby poprawić wskaźniki zaangażowania bazy.

Twórz temat zgodny z główną treścią

Użytkownicy szybko rozpoznają spam w e-mailu — jeszcze przed jego otwarciem. Dlatego ważne jest, aby przy tworzeniu mailingu przyciągnąć uwagę, nie budząc podejrzeń o spam. Temat e-maila musi być jasny i zwięzły, aby użytkownik miał motywację do jego otwarcia. Temat powinien spełniać trzy kryteria: odzwierciedlać istotę wiadomości, przyciągać uwagę, nadawca powinien być zrozumiały.

Twórz wygodny design z logiczną strukturą

Odpowiednio dobrany design obejmuje odpowiednią czcionkę, harmonijne połączenie kolorów i spójną strukturę e-maila. „Treść” e-maila powinna składać się z następujących bloków:

• nagłówek;
• część tekstowa;
• dane kontaktowe;
• zapowiedzi, promocje, aktualne publikacje.

Twórz e-mail zgodnie z jego celem

Przed napisaniem głównego tekstu ważne jest zrozumienie, jaki cel ma mieć ten e-mail. Należy unikać sugestii, zachęcać użytkowników do podjęcia działań poprzez dodanie różnych materiałów. Na przykład w wiadomości zapowiadającej można pokazać modele z nowego katalogu i załączyć link do niego.

Przestrzegaj zasad etykiety

Aby zachować szacunek i jednocześnie zdobyć sympatię publiczności, treść e-maila musi spełniać wymagania etykiety:

• zwracaj się do użytkownika po imieniu;
• proponuj zakupy przez przydatne treści;
• pisz poprawnie i konsekwentnie.

Pamiętaj, że częste e-maile mogą wydawać się nachalne i irytować użytkowników.

Umieszczaj linki do mediów społecznościowych organizacji

Jeśli firma jest obecna w mediach społecznościowych, umieszczaj linki do nich na końcu e-maila. W ten sposób publiczność może lepiej poznać markę, jej idee i nowości. Subskrypcja na konto zwiększa zaufanie użytkowników i ich lojalność wobec firmy.

Jak zbudować mailing

Przejąć najlepsze praktyki

Przed rozpoczęciem pracy, zapisz się na mailingi konkurentów. Zbierz cały możliwy zakres mechanik, które pomogą ci stać się subskrybentem:

• Podstawowe formularze subskrypcji przed rejestracją;
• Subskrypcja przy rejestracji;
• Dodanie produktu do koszyka w sklepie internetowym.

W zależności od rodzaju działalności konkurenta, sposobów subskrypcji może być więcej. Najważniejsze jest uzyskanie jak najbardziej różnorodnego spektrum mailingów, aby przeanalizować ich cechy i stworzyć listę najlepszych rozwiązań i niedociągnięć.

Opracowanie i zawartość

Głównie, składanie e-maili przejmują usługi automatyzacji, o których będzie mowa później. Dlatego nie trzeba zagłębiać się w ekspertizę tworzenia szablonów według bloków, technologii składania i tym podobnych. Ważne jest tylko, aby struktura e-maila była zgodna z zasadami copywritingu sprzedażowego — umieszczaj kilka wezwań do działania i triggerów, wyróżniaj je. Nie zapominaj o funkcji rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem — to kryterium zaufania dla serwerów.

Typowa struktura wygląda mniej więcej tak:

• Tytuł i opis e-maila, zachęcające do jego otwarcia;
• Nagłówek w nagłówku e-maila, zwięźle opisujący temat i wywołujący ciekawość;
• Złapanie uwagi od pierwszych linijek;
• Link dla niecierpliwych;
• Historia z rozwinięciem;
• Link dla czytających do końca.

Umieszczaj treści w krótkich akapitach po 2-5 linijek, używaj punktów i 1-2 obrazki.

Plan treści

Po zrozumieniu swojej docelowej publiczności, stwórz strategię mailingu. Powinna ona odpowiadać na pytania, jakimi środkami zbudujesz lojalność konkretnej grupy docelowej i jak doprowadzisz ją do wyznaczonego celu sprzedażowego.

Taktyczna część strategii to plan treści. Szczegółowa tabela z informacjami o technicznej części mailingu:

• Daty mailingów;
• Tematy mailingów;
• Autorzy i odpowiedzialni;
• Zasięg;
• Zawartość, CTA i cele każdej wysyłki.

Na podstawie planu można wyznaczyć zespół do prowadzenia mailingu, dać dokładne mierzalne zadania i śledzić efekt.

E-maile reklamowe

Niezależnie od kanału komunikacji z publicznością, kampania reklamowa powinna mieć przemyślaną strategię. Aby e-mail był interesujący dla odbiorcy, trzeba mówić o korzyściach przy zakupie. Warto wybrać kilka przykładów produktów do zaprezentowania. Ich liczba może się wahać od 3 do 20, w zależności od typu promowanego produktu.

E-mail z tekstem o „najbardziej popularnych” pozycjach lub nagłówkiem „ponownie na magazynie” raczej nie przyciągnie uwagi, ponieważ w takich przypadkach firma mówi o sobie, a nie o odbiorcy.

Zapowiedzi marketingowe

Do tej kategorii planu treści należą informacje o promocjach, wyprzedażach, zniżkach i wydarzeniach. Czasami stają się one timerami, przypominającymi o rozpoczęciu lub zakończeniu sprzedaży w określonym czasie. Zapowiedzi marketingowe powinny być atrakcyjnie sformułowane, mieć informacyjny baner i sprzedający tekst.

Na końcu musi być obecne wezwanie do działania w połączeniu z przyciskiem akcji. Może to być „Kup teraz” lub „Zarejestruj się”.

Przydatne treści

Ten typ mailingu rzadziej spotyka się w skrzynkach użytkowników, ponieważ firmy często go lekceważą. Jednak informacyjny mailing może zwiększyć lojalność publiczności i przyciągnąć nowych klientów do produktów firmy.

Komercyjna część powinna być dobrze zaprezentowana: z uzasadnieniem, dlaczego użytkownik powinien nabyć produkt. Najlepiej to zrobić za pomocą przydatnych treści o tym, jak stosować produkt w życiu codziennym, z jakimi problemami spotykają się użytkownicy bez niego. Przydatne treści mogą być w formie rankingów, recenzji, historii życiowych, porad.

Praca z usługami mailingowymi

Ładowanie kontaktów

Rozpocznij od załadowania zebranej bazy do panelu użytkownika. W każdej usłudze jest loader, który akceptuje pliki przynajmniej w formacie .txt, .csv i .xlsx. Podczas ładowania same odrzucają nieprawidłowe adresy. Oprócz e-maila każdemu leadowi można przypisać pola imienia, nazwiska, telefonu i inne.

Analiza wyników

Dla użytkownika dostępna jest szczegółowa analiza:

• Liczba wysłanych e-maili;
• Liczba i procent dostarczonych;
• Liczba i procent otwartych;
• Liczba i procent kliknięć w linki;
• Wskazanie linków, z których dokonano kliknięć;
• Liczba i adresy, które się wypisały i zgłosiły e-mail jako spam.
• I szereg innych wskaźników.

Adresy, przy których regularnie występują błędy i niedostarczenia, warto usunąć z bazy, ponieważ prawdopodobnie są one nieprawidłowe lub nieaktywne. Również nie warto nękać subskrybentów, którzy uznali, że przestaliście być dla nich istotni i zgłosili was jako spam.

Jak zrobić mailing z nowej domeny

E-maile z nowej domeny łatwo mogą trafić do spamu, ponieważ usługi pocztowe ostrożnie podchodzą do nowo zarejestrowanych adresów z masowym mailingiem. Aby nie budzić podejrzeń i dostarczyć wiadomość do odbiorcy, ważne jest odpowiednie „rozgrzanie” domeny. Rozgrzewanie domeny to specjalny algorytm wysyłki e-maili z nowej domeny. Jeśli zostanie naruszony, usługi pocztowe mogą dodać domenę do czarnej listy.

Oznacz swój adres jako bezpieczny

W tym celu należy skonfigurować parametry identyfikacyjne: DKIM, SPF. DKIM to cyfrowy podpis w formie rekordu TXT, który wprowadza się do ustawień strefy DNS strony. SPF również wprowadza się w strefie DNS. Ten rekord zawiera listę zaufanych serwerów domeny i informacje o mechanizmie obsługi e-maili wysłanych z innych serwerów. Dzięki poprawnej konfiguracji SPF, można zabezpieczyć konto przed kradzieżą przez oszustów. Oprócz tego, należy włączyć DMARC — protokół ochrony przed phishingiem przy użyciu domeny.

Uruchom „rozgrzewający” mailing

Objętość mailingu powinna stopniowo rosnąć, wraz z dodawaniem nowych subskrybentów. Na początek warto wysyłać artykuły informacyjne z przydatnymi treściami, które przyciągną uwagę użytkowników i zbudują ich lojalność wobec marki. Lojalni klienci lepiej reagują na mailing, co przyczynia się do uzyskania dobrej pierwszej statystyki.

Sprawdź reputację nadawcy

Wskaźnik reputacji nadawcy składa się z reputacji domeny i adresu IP. Te dane można sprawdzić online. Usługa Sender Score sprawdza adres IP i pokazuje szczegółowe informacje o jego formowaniu. Aby to zrobić, należy wprowadzić adres IP w odpowiedniej sekcji na stronie. Reputację domeny można sprawdzić za pomocą MxToolbox. Usługa ta przeszukuje domenę w czarnych listach i pokazuje, czy ktoś wysyłał z niej wiadomości użytkownikom.

Skonfiguruj postmastery

Postmastery to usługi analizy i tworzenia statystyk dotyczących wysyłanych e-maili. Dzięki nim można dowiedzieć się, jaka jest reputacja domeny, zobaczyć błędy w dostawie i przyczyny trafienia do spamu, przeprowadzić korektę wysyłanych e-maili. Postmastery pokazują ogólną tendencję mailingów, pomagają śledzić reakcje na e-maile, skargi na spam.

Takie usługi oferują znani dostawcy pocztowi: Mail.ru, Gmail, Yandex. Funkcjonalność każdej z nich jest różna. Wybierz postmastera tego dostawcy, z którego korzysta większość twoich odbiorców. Aby skonfigurować postmastera, należy zarejestrować konto w jednej z usług pocztowych, potwierdzić prawa do domeny, sprawdzić parametry identyfikacyjne: SPF, DKIM i DMARC.

Monitoruj wskaźnik Bounce Rate

Bounce Rate to procentowa wartość pokazująca niedostarczone e-maile. Wysoki poziom Bounce Rate szkodzi reputacji nadawcy. Zwykle dostawcy internetowi mają limit na ten wskaźnik. Przekroczenie go skutkuje ostrzeżeniem lub zablokowaniem nadawcy. Istnieją dwie odmiany Bounce Rate:

• Soft Bounce — miękki zwrot w przypadku, gdy skrzynka pocztowa odbiorcy jest przepełniona. Jeśli problem leży w przepełnionej skrzynce pocztowej, użytkownika warto usunąć z bazy danych, aby nie zajmował miejsca.
• Hard Bounce — pokazuje przyczyny, dla których dostarczenie e-maila jest niemożliwe. Na przykład, usunięcie skrzynki pocztowej.

Monitoruj skargi na spam

Usługi pocztowe śledzą reakcje użytkowników na otrzymywane e-maile. Jeśli z jednej domeny napływa dużo skarg na e-maile, jest to identyfikowane jako zły sygnał. Każda usługa pocztowa ma określoną normę skarg. Jeśli domena ją przekroczy, mogą pojawić się problemy. Ważne jest, aby liczba skarg nie przekraczała 0,1% wszystkich wysłanych e-maili w ostatnim miesiącu.

Masowa wysyłka w darmowych usługach pocztowych

Usługi pocztowe pozwalają użytkownikom samodzielnie wysyłać masowe mailingi, które obejmują do 500 kontaktów. Taki sposób wysyłki jest przeznaczony do komunikacji biznesowej i osobistej z kolegami, krewnymi lub znajomymi.

Przez Outlook

Aby wysłać wiadomość przez usługę Outlook, należy utworzyć grupę odbiorców e-maili. W tym celu zbiera się wszystkie adresy e-mail, do których ma trafić mailing. Następnie trzeba przygotować szablon wiadomości, wpisać wszystkie niezbędne dane, określić temat, zostawić dane kontaktowe i rozpocząć wysyłkę do utworzonej grupy użytkowników.

Przez Gmail

Aby stworzyć mailing do kilkuset odbiorców jednocześnie, należy umieścić ich w książce adresowej. Następnie tworzy się specjalną grupę, do której będą należeć adresy wszystkich odbiorców e-maili. Trzeba wpisać tekst wiadomości, podać dodatkowe informacje i wysłać ją na odpowiednie adresy. Jest tu także możliwość utworzenia ukrytej kopii, aby użytkownicy nie wiedzieli, do kogo trafił ten sam mailing.

Jak uniknąć spamu

Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że mailing nie spodoba się użytkownikom lub serwisom pocztowym, należy przestrzegać kilku zasad. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą specjalnych programów.

Usuń słowa „śmieci” z tematu i treści e-maila

Słowa „śmieci” to wyrażenia o charakterze spamowym z różnych kategorii. Należą do nich np. „kup”, „zarabiaj 5000 zł dziennie”, „okazja”. Duża ilość takich słów irytuje użytkowników. Ponadto, są one śledzone przez systemy pocztowe. Dlatego należy uważnie analizować tekst i oczyszczać go ze słów „śmieci”.

Personalizuj pole „Od kogo”

Korespondencja powinna wyglądać jak prywatny dialog. Można to osiągnąć, jeśli e-mail będzie zawierał informacyjne pole „Od kogo”. Takie formułowanie buduje zaufanie użytkowników i zwiększa prawdopodobieństwo otwarcia wiadomości. Ponadto, usługi pocztowe obserwują, jak często użytkownicy otwierają e-maile i jaką informację firmy podają o sobie.

Monitoruj wagę e-maila

E-maile o wadze powyżej 100 KB są zbyt ciężkie i mogą nie dotrzeć do odbiorcy. Wagę HTML bez obrazków i innych dodatkowych elementów. Gmail może obciąć e-mail, gdy jego objętość przekracza 102 KB. Aby zmniejszyć wagę, należy usunąć zbędny kod, aby wiadomość dotarła do odbiorcy.

Optymalizuj proporcje tekstu i obrazów

Jeśli w e-mailu będzie mało tekstu, poniżej 500 znaków, ale wiele obrazów, może on automatycznie trafić do spamu. Wstawianie jednej lub dwóch obrazów do długiego tekstu również nie jest zalecane. Bez akcentów odbiorcy trudno będzie go odebrać. Dlatego proporcje tekstu i obrazów należy oceniać zgodnie ze zdrowym rozsądkiem.

Unikaj załączników

Załączniki w e-mailach zwiększają szanse na trafienie do spamu. Wynika to z faktu, że spamerzy często używają załączników do przesyłania wirusów lub niepożądanych treści. Zamiast tego lepiej umieścić link w e-mailu.

Sprawdzaj linki

Czasami mailingi mogą trafić do spamu z powodu linków do podejrzanych zasobów. Nie zapominaj sprawdzać wszystkich linków załączonych do e-maila przed jego wysyłką. Kontrola powinna obejmować zarówno zasoby partnerskie, jak i zewnętrzne usługi wymienione w tekście.

Przeprowadzaj testy A/B

Testowanie pomoże wybrać najbardziej optymalny wariant e-maila dla publiczności, optymalizując wszystkie jego elementy strukturalne. W efekcie pozytywnie wpływa to na statystyki i zachowanie użytkowników. Testy pomagają również stworzyć najbardziej udaną koncepcję komunikacji z publicznością.

Sprawdzaj e-maile testerem spamu

Spamowość nie zawsze można ocenić samodzielnie. Do oceny tego wskaźnika istnieją specjalne programy do sprawdzania e-maila przed wysyłką. Pomagają one ocenić stopień spamowości i usunąć zbędne słowa.

Powszechne błędy

• Zbyt długi lub rozwlekły temat wiadomości. Czasami jedno i drugie. Twoim głównym celem jest, aby użytkownik otworzył wiadomość, a do tego trzeba wzbudzić jego zainteresowanie. Często tematy są tak nudne i puste, że od razu chce się usunąć wiadomość.
• Niska jakość treści. Zazwyczaj chęć czytania zanika, gdy jedna prosta myśl jest rozwleczona na cały tekst. Ucz się pisać zwięźle. Jednocześnie dostarczaj czytelnikom jak najwięcej wartościowych informacji. Nikt nie przejmuje się twoimi próbami sprzedaży produktu. Jeśli wiadomość została otwarta, oczekuje się od niej realnej pomocy. W ostateczności, jeśli zdecydujesz się poświęcić wiadomość sprzedaży, powinno to być albo idealne dopasowanie do konkretnej osoby potrzebującej czegoś w danym momencie, albo bardzo duża zniżka.
• Niedostosowany design. Obejmuje to nadmiar tekstu, brak struktury w postaci akapitów i punktów, brak lub nadmiar obrazów, zbyt jaskrawe kolory i podobne niedociągnięcia.

Podsumowanie

E-mail marketing to jedno z ważnych kierunków strategii marketingowej firmy online. Jego głównym narzędziem są masowe mailingi, które przy odpowiednim podejściu mogą zwiększyć zaangażowanie publiczności, poprawić lojalność użytkowników i utrzymać stały kontakt z klientami.